除建立强有力的外部监督机制外,必须使行政事业单位的财务内部监督成为一种以法律为基础、为依据的有效监督,因此应从以下几方面强化管理。
⒈范预算单位的设置
凡独立核算的单位必须具备独立核算的条件,这是实行独立核算的前提。一些行政事业单位由于业务的限制,人员较少,会计业务也较少,大部分没有财务专业人员,也不按照会计制度的要求进行合理分工,有的会计人员身兼数职,不能按要求进行合理分工,达不到互相牵制的目的。如有的单位会计兼采购,有的采购兼审批,更有甚的单位会计出纳一人兼。有的会计人员由于不是专业人员,不了解财务知识,发挥不了会计的监督作用。完全不具备独立核算的条件。笔者认为,对于编制在人以下的单位不易独立开户,应实行财务集中支付制度;对于虽然编制在人以上,但单位没有财务专业人员的,由财政部门予与委派或以系统、部门为单位,实行集中支付。
⒉加强对会计人员的资格审查和业务培训工作
按照《会计法》的规定,从事会计工作必须具有会计资格证。行政事业单位也不能例外,财政部门要加大对从业人员资格的审查力度,没有会计资格证的人员一律不得从事会计工作。同时财政部门和主管部门要对会计人员定期进行培训。因为会计法规、政策不是一成不变的,会计理论在不断发展和完善,会计实践需要不断积累和丰富。所以会计人员不仅要具备一定的专业知识和技能,而且要继续学习,不断地更新知识,努力提高自身素质,这样才能胜任会计工作,才能熟练运用会计政策和会计方法对本单位的经济活动进行记录、预算、分析和控制,使本单位的经济活动处于良好的运行状态,使资金发挥最大的效益。
⒊提高单位负责人对内部监督的认识
《会计法》规定单位负责人是本单位会计行为的责任主体,单位内部监督的成败,并不取决于会计机构和会计工作人员本身,而取决于单位负责人对会计工作的认识、重视和信任程度,取决于单位负责人对会计工作合理建议的采用率,取决于单位负责人对会计工作的“授权”和内部监督制度的建立、完善及运行有效性等方面。只有单位负责人重视,才能切实建立起有效的内部监督制度,才能在会计监督过程中遇到内部或外部阻力时,给会计人员以足够的支持,才能自觉带头遵守有关的会计监督。只有这样才能保证内部监督制度的顺利执行,会计的监督职能才能得到真正的发挥。所以提高单位负责人对内部监督的认识,是实行有效监督的前提。
⒋完善单位内部监督制约机制
内部监督的核心之一是在单位内部建立起相互制约、相互监督的机制。有效的会计管理必须有健全的规章制度作保证,使会计工作有章可循,有法可依,在制度上保证会计监督职能的充分发挥,以达到互相监督的目的,防止会计事务处理中发生的失误和差错以及营私舞弊等行为,增强财务的公开性和透明性,提高会计核算质量。笔者认为各单位应根据各自不同的性质及具体情况,依据《会计法》等法律规章,建立一套适合本单位的、完整的内部管理制度,内部制度的规定要体现相互制约机制,同时制度规定应明确具体,具有可操作性。具体应包括以下内容:
()、明确不相容职务分离制度。一是坚持“钱、帐分管”制度,即凡涉及到款物的收付、结算及其登记的任何一项工作,必须由两人或两个以上人员分工办理;二是在会计核算上坚持复核制度,制单和审核要由两人分别负责,坚决杜绝制单、审核、财务负责人一人承包的现象;三是严格印章控制,财务专用章应由专人保管,个人名章应由本人或其授权人保管。严禁一人保管支付款项所需的全部印章。严格履行签字或盖章手续。同时会计和出纳之间分工要制度化,不能一人包办代替;四是明确审批程序