,还是答复批转?要求对方贯彻执行,还是供对方参照参考等。
2、收集有关材料,进行调查研究。
发文的目的和主题确定后,要围绕主题收集材料,进行一定的调研工作。这一步工作,并不是对每个文种的写作要求。比如,写一个通知、公函、请示等。一般并不需要专门收集材料和调研。而对较复杂的,往往需要收集材料和调研。如工作计划、调查报告、工作总结、规章、条例等。收集材料和调研是一个充分酝酿和构思的过程,不仅可使基本观点逐渐深化和成熟,还可以收集典型材料、有关统计数字等,为文件的写作奠定基础。
3、拟出提纲,安排结构。
简短的文件不需要拟提纲就可以直接写了,篇幅较长的文件,就需要先拟一个写作提纲,对文件的结构先有个通盘设计,把它的主要框架勾画出来,才有利于顺利进行写作,避免半路返工。
提纲可根据篇幅大小确定,不太长的,可安排一下正文的结构,先写什么问题,依次再写什么问题,一共分为几段、几层意思等。长的、非常重要的文件,需拟出较详细提纲,包括正文几个部分,每部分讲几个问题,各问题的题目要点,哪一部分、哪一个问题准备使用什么具体材料说明等。重要的领导指导文件,主要执笔人拟出提纲后,还要反复讨论修改补充。几个人共写的文件,更要先拟提纲,以免写的前后重复、脱节或互相矛盾。
4、起草正文
一是要注意观点鲜明,观点和材料结合得好;二是文字要简练,交代的问题要清楚。观点和材料结合得好,才能符合准确性、鲜明性、生动性的要求。只有观点,没有材料,使人理解不深;堆积了些材料没有鲜明的观点,则使人不了解要学什么、贯彻什么、吸取什么教训。交待问题要清楚,主要是:什么机关、什么时间、什么地点、什么问题、什么情况、什么原因、自己有什么处理意见,向对方有什么要求等。
5、反复检查,认真修改
初稿拟定后,自己一定要反复看几遍,耐心地仔细地逐字逐句检查修改,连每个标点符号也不能马虎,修改可提高文件质量,也可从中提高写作能力,并为领导人审核签发这份文件打下良好基础。
(四)常用公文的写作
1、报告
报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议时使用的公文。国家各级行政机关常用的报告有两大类:
(1)呈报性报告。以汇报工作、反映有关情况为主要内容,行文的目的是供上级机关了解掌握工作情况。为上级机关制订有关方针政策提供依据,以便更好地指导和开展工作,所以不要求上级机关批转。其正文通常分三部分:
第一,开头。用来总述开展工作的主要背景、主要做法或存在的主要问题等,作为发文的依据,然后常用“现将有关情况报告如下”之类的惯用语过渡,领起下文。这部分内容要落笔入题,向上承接标题中事由,向下引起正文的主体内容,语言要尽量简洁扼要。
第二,主体。阐述报告的具体内容,如内容复杂,可采用分条式或分题式结构进行阐述,具体写法,要因文而异。如果侧重汇报工作情况,就要写出主要做了哪些工作,进展到什么程度,采取了哪些措施和方法,收到了什么样的效果,还有哪些不足等,可以按工作先后顺序来写,也可按工作性质、内容来安排层次段落。如果侧重于反映有关问题,需阐述产生问题的原因、问题的危害性及解决问题的方法途径等。如果侧重于总结经验体会,就需对取得的成绩和存在的缺点进行必要的分析,探索规律性的东西。总之,要详略得当、重点突出,切忌冗长琐碎,象本流水帐。
第三,结尾。常用“特此报告”、“以上报告如有不当,请指出”等惯用语收束全文。也有的呈报性报告结尾部分提出有关建议和安排,但不易多,以免喧宾夺主。
例文
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