确保国家秘密的安全。
第八条各部门的负责人应当高度重视公文处理工作，自觉遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。
第二章公文种类
第九条新乡河务局常用的机关公文种类主要包括：
（一）通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；任免人员。
（二）请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
（三）
报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问，汇报交办事项的结果等。
（四）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（五）决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销不适当的决定事项。
（六）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（七）函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（九）会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章公文格式
第十条公文一般由发文机关标识、秘密等级和保密期限、缓急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文日期、主题词、抄送单位、附注、印发机关和印发时间等部分组成。
（一）发文机关应当写全称或规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。
（二）涉及国家秘密的公文应当按照《水利工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》（水办〔2000〕649号）标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数、序号。
（三）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”，并以书面形式说明原因及时限要求；紧急电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
（四）发文字号，包括发文单位代字、年份、序号。联合行文只标注主办机关发文字号。答复有关人大、政协建议、提案的文件，发文字号由办公室按有关规定办理。
局机关发文代字分别为“长黄”、“长黄组”，以年度行文先后顺序编号，如：“长黄〔2006〕3号”，其中，“长黄”代表“长垣河务局”，“〔2006〕3号”为2006年第3号文件。
凡使用“长黄”作为发文代字的文件，须有领导授权或委托后方能使用（其底稿交办公室保管），“
（五）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般由发文机关、主要内容、公文种类构成。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（六）公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。附件名称后不用标点符号。注明的附件和实际所附的文件、材料名称完全一致。
（七）公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。印章要压在发文日期上，务必使印章与正文同处一页，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
（八）成文时间，以签发人签发的日期为准。
（九）公文一律按要求标注规范的主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
（十）上报的公文要在首页注明签发人，发文字号与签发人姓名分列红色反线之上的左右两侧，发文字号左空一字，签发人姓名右空一字。
（十一）“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话，如向系统内上级机关报送请示
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