这也是人事档案部门的功能之一。出具的证实材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证实材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。
3.人事档案利用的手续
在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的重要保证。
(1)查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅单位(部门)盖章。负责人签字；最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。
(2)外借手续。
首先，借档单位(部门)写出借档报告，内容与查档报告相似。其次，借档单位(部门)盖章，负责人签字。再次，人事档案部门对其进行审核、批准。然后，进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人员签字。最后，归还时，及时在外借登记上注销。
(3)出具证实材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证实材料时，需履行以下手续：首先，由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证实材料的理由，并加盖公章；其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证实材料；最后，证实材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。

　

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