（1）选择和使用正确的文种，不可生造文种。但有的单位上报文件缺乏严肃认真的态度，不知道《办法》规定了什么文种，不了解上行文该用什么文种，而是像日常写应用文一样，竟然上报《关于解决燃油锅炉资金的申请》、《关于基建资金使用情况的说明》等，说明其上报文件没有文种的概念，生编硬造文种。
（2）文种不可混用，该用请示的不能用报告，报告中不可夹代请示事项，也不可夹代建议事项，报告作为阅件，夹代请示事项往往得不到及时答复，容易误事；报告夹代建议事项不符合新《办法》的规定，向上级提出建议和意见要用“意见”这个文种。意见也不能与请示相混，意见是建议上级办什么、怎么办，并提出具体方案，供上级决策参考或批转；请示要求上级给什么，并说明理由，陈述用途，请求上级批准或答复。
（3）请示的事项要明确具体。请示的的语言要简捷、明了、准确、具体，提出的请求要合情合理，有依有据，以便上级机关作出科学合理的决策。比如请示上级开展某项工程建设，就要简明扼要地将现状、存在的问题及进行建设的必要性和紧迫性说清楚，并详细提出明确具体的建设计划。如请求帮助解决所需资金，分项列出后要计算出总金额，给上级一个整体的概念。对请示的问题，如有不同的解决意见，要客观分析各自优缺点，提出
明确的倾向性意见，便于领导决策参考。转报下级的请示，也要明确本单位的意见，不能将问题不负责任地上交。（4）行文语气要得当。向上级机关汇报工作、报告情况，文风要平实，反映情况要客观，不可过多地堆砌修饰性用语。汇报工作不能只讲成绩，不说问题，有的虽然讲到了问题，但是蜻蜓点水，对问题有什么表现、程度如何、如何解决，没有深刻的分析。殊不知领导机关对工作中取得的经验、对全局有指导意义的典型很重视，但对于存在的问题特别是一些带有普遍性的问题、苗头性问题更加重视。因为只有发现问题、解决问题才能促进工作的开展。
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