文件要准确、迅速、保密、整洁、美观、清晰、符合公文格式的要求。
（五）上级单位的公文，除绝密文件和注明不准翻印的以外，经办公室主任审签后，可以翻印，但应当注明翻印的单位、时间、份数和印发范围。
第三十三条 用 印
（一）严格依照1999年8月印发的《河南省电力公司用印规定》用印。公文用印前，要对照本实施细则逐项审核,重点审核内容同第三十二条第一款。
（二）使用公司领导个人印章，须经其本人批准或由其本人授权使用。
（三）基层单位需要用公司介绍信，按业务性质，由主管部门领导审批后，方可用印。
第三十四条 登记、封发
（一）公司党组文件、公司文件发出前由收发室检查、登记、封发。
（二）部门发文由各部门自行登记、封发。
（三）传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。利用传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置。密级公文不得利用计算机、传真机传输。
第六章 收文办理
第三十五条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、批办、承办、催办等程序。
第三十六条 签收、登记
公司本部收文及本部工作人员出差、参加会议带回的公文，均由办公室机要文书签收、登记。
对不符合本办法规定的公文，由文书收发室退回呈报单位并说明理由。
第三十七条 批 办
经审核，对符合本办法规定的公文，办公室主任应当及时提出拟办意见，按分工送公司领导阅批或者交有关部门直接办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门，由主办部门商有关部门会办。紧急公文，应当明确办理时限。
第三十八条 承 办
公文承办部门收文后应当抓紧办理，不得延误、推诿。对不属于本部门职权范围或者不适宜由本部门办理的，应当迅速退回交办的文秘部门，并说明理由，否则视为该部门的职责，由部门负漏办责任。
公文办理中凡涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商、会签；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请主管领导协调或裁定。
第三十九条 催办、查办
（一）送领导批示或者交有关部门办理的公文，机要、文书要负责催办、查办。做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。对下发的重要公文，业务主管部门要负责催办、查办，及时了解执行情况，报告主管领导。
（二）各处室承办的文件，尤其是省委、省政府、国家电力公司及其分公司交办的，省公司重大决策、重要工作部署和其他催办查办件，以及领导的批示，上级和公司重大会议落实情况等，应及时处理，做到件件有着落，事事有结果。急件，要随到随办；一般文件，一周内办完；有时限要求的文件，按时限要求办完。确实不能按期办完的文件，承办部门应将原因报告主管领导，并告知有关部门。
（三）对重要文件和有时限要求的文件，除办公室文书、机要、秘书人员负责催办外，主办部门领导也要及时催办。
第六章 公文立卷、销毁
第四十条 公司发文在没有取消双轨制以前，在计算机存档的同时，按《中华人民共和国档案法》和有关规定，应及时将纸质公文一同存档，电报随同文件一起立卷。
第四十一条 各部门承办的纸张类文件、电报、信函、合同、协议书、总结、报表、照片、图片、资料等，都必须搜集齐全，按要求定期向办公室档案科移交归档；各部门办理的省公司文件应当在印制、装订完毕后，交文书室存档，由文书统一登记、整理，定期移交档案科归档。
部门和个
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