六、档案查阅、借阅制度
(一)查阅档案,必须在档案室进行。局机关各处室、局属各单位查阅档案须与档案管理人员联系,并履行审批登记手续。外单位查阅档案,必须持单位介绍信,经局档案管理领导组副组长批准,并办理登记手续后方可进行。
(二)查阅档案,如需复印或摘抄,需经局档案管理领导组副组长同意。复印材料由档案管理人员负责办理。摘抄的材料,由档案管理人员认真审查核对,不得有误。
(三)档案一般不外借,如有特殊情况需借阅时,可持单位介绍信,说明原因,经局档案管理领导组副组长批准,履行借阅手续。
(四)借阅档案时间最长为一个月,如不能按时归还,应办理续借手续。借阅的档案必须妥善保管,不得泄密、遗失或转借他人,更不得在材料上涂改、污损或作任何标记。
(五)归还档案时,档案管理人员必须详细检查档案材料是否完整无损,并在借阅登记簿上注明归还时间。
七、档案鉴定和销毁制度
(一)局档案鉴定小组负责对本局保存的档案进行鉴定。
(二)局档案鉴定小组每年年初对各处室交回的案卷进行鉴定,对不符合要求的案卷退回重新整理。每年年终根据《档案保管期限表》的规定,对超过保管期限的档案进行鉴定,决定销毁确无利用价值的档案。
(三)销毁档案需逐卷登记造册,经局档案管理领导组副组长签字批准,在保密局指定地点销毁。销毁时必须由两人以上监销。监销人员要认真负责,防止在销毁过程中遗失材料,保证绝对安全。
八、档 案 统 计 制 度
(一)档案统计工作由档案管理员负责。
(二)档案统计要实事求是,如实反映客观情况,做到准确、及时、完整、系统。
(三)统计内容主要有:档案机构人员情况,保存档案、资料状况,档案资料收进和移出数量,档案利用情况,档案库房、设备情况以及上级机关和档案部门要求统计的其他内容。
(四)上级机关和档案部门要求报送的各种统计报表、资料,必须按照要求统计、填写,经领导审批后方可报出。
本制度从印发之日起执行。
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