类档案进行分类，合理设置类目。比如有的单位就把文书档案分为综合类、组织人事类、业务类（体现主要
职能特点的类别）。第三，确定基本归档范围条款，在每一门类档案的类目之下，细分出归档范围条款。第四，对归档范围的文件划定参考保管期限。把档案门类、类目、归档范围条款、保管期限等项目内容以表格形式制作出来，就形成了档案分类及保管期限划分方案。示例：
某单位档案分类及保管期限划分方案
档案
门类
类目
归档范围条款
保管
期限
一
文
书
档
案
┊
略
综
合
类
┊
略
1.本单位年度工作计划、总结、统计表。
2.本系统下属单位年度工作总结、统计表、重要报告。
3．有关行政主管机关普发的就业、劳动保障、奖惩、工资政策规定。
┊
略
永久
长期
短期
二
会
计
档
案
┊
略
会
计
凭
证
类
┊
略
1.本单位会计原始凭证、计帐凭证、传票汇总表。
┊
略
15年
一个立档单位的档案分类及保管期限划分方案，是指导并规范本单位各类档案归档整理的重要业务文件，它能使档案人员在从事档案工作时，一目了然的进行对号入座的归档整理，便于较好地把握归类合理、范围清楚、期限判定准确、确保归档质量的要求，从而保持档案业务规范化建设的连续性。档案分类与保管期限划分，根据不同的档案门类，国家档案行政主管机关和专业主管机关有不同的规范要求，要结合实际选择参照标准。值得注重的是，企业档案分类还要参照《工业企业档案分类试行规则》。
2、依照档案分类方案和相关业务标准，开展认真细致的归档整理工作。在坚持遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管利用原则的前提下，按照各门类档案的具体标准和分类方案，对各类归档文件材料进行收集、分类、鉴定、组件或组卷、装订、排列、编档号、编目录、装盒、统计、上架等的规范化整理。档案专兼职人员必须把握并应用好如下的规范标准，即：文书档案整理执行《归档文件整理规则》；会计档案整理执行《会计档案治理办法》；科技档案整理执行《科学技术档案构成的一般要求》；音像档案整理执行《照片档案治理规范》、《磁性载体档案治理与保护规范》；电子文件归档整理执行《电子公文归档治理暂行办法》、《电子文件归档与治理规范》，等等。
同时，各立档单位上一年度文件归档整理，必须在下一年的6月底前完成，并向同级档案行政主管机关报送归档情况。档案室工作年度考核检查必须达到合格。真正建立起治理科学、业务规范、保管安全、方便利用的档案室工作。
3、充分行使档案保管与利用职能，为社会各方面利用及时提供服务。目前，市县级单位档案保管条件普遍较为简陋，保管工作仍需加强。在基本具备安全保管条件的基础上，必须认真落实综合档案室工作制度，按照“十防”要求，加强日常治理和安全检查，果断杜绝档案损毁和丢失事故的发生，确保档案安全。与此同时，要
积极做好档案信息开发利用工作。档案整理保管的目的全在于利用，市县级单位综合档案室要尽快改变以住的只重保管和满足于为查閲者提供服务的治理方式，紧跟当今信息社会时代步伐，围绕当地一些重大工作部署与活动，采取制作文件汇编、编发专题资料、政务公开及职能服务介绍、网上信息发布等形式、多途径开发室藏档案信息，为社会各方面利用主动提供