头直说转发事项，即将某某文件转发给你们，再对如何贯彻执行提出具体要求。可以对被转发文件阐述不够充分的加以补充、说明、深化，也可以结合本单位实际对上级的有关要求加以重申、强调，并作出适当的安排。
很多同志转发文件时时感到无话可说，总感觉上级文件对某项工作已经有比较明确的要求、部署，按上级的要求执行就行了。这是不对的。上级机关的文件，讲的多是一些原则性、规律性的东西，不可能讲的很具体。转发时可以避虚就实，紧紧着眼本单位的实际，把原则性的东西具体化，把普遍化的要求个性化。要针对本单位的特殊性，提出可操性强的措施和实际步骤来加以解决。这样以来，可说的东西多着呢，何愁无话可说。如被转发的文件属于规章制度类的东西，自身对某方面的工作规定的比较具体详细，操作性较强，转发时也可以化实为虚，提出学习贯彻的原则性要求，切记不能硬提要求。为精简文件，避免层层转发，可翻印下发的就不要转发，目前这种方式已在不少地方被广泛采用了并在实践中得到了认可。
三、引文如何引，引文不准怎么办？
在正文里引文一定要先引标题，后引发文字号。在标题上不引发文字号，如标题上没有发文机关，再加上发文机关。引文是在转发类通知里面经常出错的地方。如引用机关名称时，没有注意发文机关的级别。比如我们的上级单位水利部黄河水利委员会，发文形式有委级文，也有局级文，有党组文，有黄河防总文，还有黄河防总办公室文，这些文件在文头上都是有区别的，引用时要认真加以区分。如果实在区分不开，可以看文件上盖的印章，盖那一级的印章就是那一级的文件，如委级文《关于表彰安全生产先进集体先进个人的通知》，用“水利部黄河水利委员会”印，我们引用时为“黄委《关于表彰安全生产先进集体先进个人的通知》（黄人劳[2008]11号）”，局级文《关于进一步做好五一节期间安全生产工作的通知》，用“黄河水利委员会人事劳动教育局”印，我们引用时为“黄委人劳局《关于进一步做好五一节期间安全生产工作的通知》（黄人劳安[2008]21号）”，以此类推。