发文用途规定了行文格式，行文格式反映发文目的，为发文用途服务。例如，发布行政法规和规章，宣布施行重大强制性措施，奖惩有关人员，撤销下级机关不适当的决定，就要选用“命令（令）”的文种和体式；对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，就要选用“指示”的文种和体式；向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问，就要选用“报告”的文种和体式。每个文种的选用是不同的，选用什么文种主要是由行文用途所决定的。遵循这一原则，就能正确选择公文的文种和体式，明确表达发文用途，实现公文的效用；违背这一原则，就可能选错文种，用错体式，不能有效地发挥公文的作用，甚至给工作造成损失。这就要求我们，秘书写作必须熟悉党、国家和军队机关公文处理有关条例和办法，严格按照法定的格式撰写公文，不能随心所欲；必须根据发文用途和行文关系正确选择文种，采用恰当的表达体式，学会模式制作，使所写的公文既规范，又适用。
（四）公文语言与行文关系相同一
公文是以书面语言为表达形式的沟通与交流工具，因此，它的语言既区别于文学作品的语言，具有明白、平实、简洁、规范等特点，又是要符合行文双方的隶属关系，根据行文关系选择公文用语。例如，“报告”、“请示”是上行文，在公文用语上必须体现出下级机关对上级机关的尊重、请教、礼貌，多用陈述语气；“决定”、“指示”等是下行文，在公文用语上必须体现出坚定、果断、要求，多用祈使语气；“函”是平行文，在公文用语上必须体现出尊重、平和、谦恭，多用商量的语气。这种特定的语句、语气和语词，都是由行文双方的隶属关系决定的。遵循这一规律，就能实现公文表达形式与内容的有机统一，有利于实现行文目的。这就要求我们，秘书在撰写公文时，一定要根据行文双方的关系选择恰当的语言和语气表达形式；否则，就有失体统，不合规范。
（五）拟制速度与公文时效相同一
秘书写作往往有规定的时限要求，在一定的时间内完成写作任务，否则就难以发挥公文的作用。尤其是在紧急的情况下，更要争分夺秒，及时起草、送审和印发。否则，对上不能使机关及时了解下情；对下，不能使问题得到及时解决。公文制作速度是由公文的时效性决定的。公文的时效性越强，要求秘书的写作速度越快；必要时加班加点，按时完成。这个就要求秘书人员应当从平时注意材料积累，培养快速构思能力，学会模式制作，练就一气呵成的硬功夫，勇于吃苦耐劳，学会电脑写作等方面入手，提高快速成文能力，只有这样，才能按时完成写作任务。